Манифест о защите деревьев. Пускай принтеры отдохнут

Уважаемые клиенты и партнеры,

Сообщаем, что с 1 января 2018 года наша компания целиком и полностью переходит на электронный документооборот. Это значит, что бумажные документы (в том числе счета и акты) больше не издаются нашей компанией и, по возможности, не принимаются к обработке бумажные документы, выданные другими лицами (как правило, поставщиками).

Статьей 8 Закона Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» установлено, что юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму, а допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он электронную форму.

Закон про ЕД ст 8

Кроме того, согласно статье 3 Закона Украины  «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись (ЭЦП) по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати) в случае, если ЭЦП отвечает определенным условиям. Такие ЭЦП, а также средства их проверки, сейчас есть у всех юридических и физических лиц, ведущих предпринимательскую деятельность. Вы уже применяете электронный документооборот при работе с банком и при подаче электронной отчетности и использовании государственных электронных сервисов.

Все государственные служащие и другие лица, которые обязаны подавать е-декларации, имеют и используют ЭЦП, как минимум, при подписании таких деклараций.

В то же время, частью 2 статьи 9  Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» прямо предусматривается применение первичных электронных документов наравне с прочими.

Современные версии кодексов судопроизводства также прямо предусматривают предоставление и хранения электронных документов в качестве доказательств как есть, то есть в электронном виде.

Распечатывать какие-либо электронные документы с целью хранения или для дальнейшего предъявления заранее в бумажном виде закон никоим образом не требует.

Частью 6 статьи 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» предусмотрено самостоятельное изготовление бумажных копий таких документов по требованию соответствующих органов только в пределах полномочий этих органов, предусмотренных законами. Фактически существующий объем полномочий контролирующих органов позволяет им требовать копии документов, но формально нигде, ни в одном законе не сказано о визуальные (бумажные) копии. Когда речь идет о копии, «заверенные подписью» это само по себе не означает, что документ должен быть бумажным, ведь подпись также может быть электронной. Следовательно, при взаимодействии с государственными органами в этих вопросах надлежит исходить из принципов добросовестности и благоразумия, с учетом того, что электронные документы являются, как правило, удобнее бумажных в использовании с целью проверки, а печать большого количества страниц генерирует необъятные для человеческого умственного анализа чащи, приводит к излишним затратам и никак не способствует осуществлению полномочий контролеров.

Более того, мы можем смело утверждать со всей ответственностью, исходя из опыта сотрудничества с органами Государственной фискальной службы,

при осуществлении проверок уполномоченные лица очень благосклонно относятся к предъявлению им именно электронных первичных документов и крайне редко, выборочно и только в исключительных случаях требуют предоставить им бумажные копии. Никто и никогда не требует печатать документы сплошь.

Только в качестве примера, можно по этому поводу почитать Письмо ГФС от 04.01.2017 № 30/6 / 99-99-15-02-02-15, где, несмотря на нечеткие выводы о о «предоставлении копий документов» (п. 85.8 ст . 85 Налогового кодекса Украины не содержит слов «на бумаге») налоговая в целом одобрительно относится к практике применения электронных документов. И вправду, в самих органах ГФС эта практика давно является устойчивой.

Отдельно следует подчеркнуть важную деталь. В соответствии со статьей 7 Закона Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора. Его копия на бумаге является визуальным представлением на бумаге, которое заверено в установленном порядке. Таким образом, при наличии файла с подписями, никто не вправе требовать у вас копии с «синими чернилами», «мокрыми печатями», «собственноручными подписями» ваших контрагентов. Максимум —  это распечатка в произвольной форме с вашей пометкой «копия верна» или другой аналогичной надписью, к которой иногда добавляют еще распечатку протокола проверки сертификата подписи (подписей).

Преимущества электронных документов над бумажными
  1. Вопреки расхожему мнению, граничащему с суеверием, мол, хранить бумаги необходимо для собственного спокойствия, потому что электронные документы можно стереть в результате аварий или вирусов, электронные архивы значительно надежнее, при сохранении в облаках — не поражаются авариями, детьми или кофе. Пожары, наводнения и затопления случаются не реже, чем «вирус Пеця» и тому подобные проблемы.
  2. Электронные документы значительно дешевле в хранении и удобны для поиска и обработки информации в автоматическом режиме.
  3. Электронные документы значительно быстрее и бесплатно пересылаются.
  4. Ни один государственный орган, никакой чиновник не в состоянии не принять у вас электронное письмо или уклониться от предоставления расписки в его получении с точной отметкой времени.
  5. Можно воспроизвести сколько угодно экземпляров оригинала электронного документа, опять же, быстро и бесплатно.
  6. Электронный документ, заверенный ЭЦП, невозможно подделать путем внесения незаметных исправлений. При условии использования вами надежного пароля, ЭЦП невозможно несанкционированно применить, даже в случае похищения файла-ключа.
  7. Электронный документ невозможно изъять так, чтобы им вы в дальнейшем не смогли им воспользоваться или предъявить в качестве доказательства. При условии соблюдения определенных правил (например, облачные резервные копии), злоумышленники не могут уничтожить электронный документ.
  8. Электронные документы, в отличие от бумажных, не вызывают аллергии на пыль. Поскольку они почти не занимают места, крайне маловероятно, что вы можете споткнуться об кучу электронных документов и сломать себе ноги. Вы также не можете порезаться о край электронного документа, проколоть себе руку, прошивая электронные документы, или отрубить палец резаком для электронных документов.
  9. При изготовлении электронных документов не портятся деревья, которые необходимы человечеству для дыхания и любования, а не ради изготовления тон ничтожных бумажек.
Защитите дереья! Выключите свой принтер!
Добавить комментарий