Услуга централизованной бухгалтерии или точнее, бухгалтерское сопровождение не человеком-калькулятором, а компанией, подобной нашей СЕНС Консалтинг, стало модной темой не так давно. Разумеется, еще с 1999 года (как раз год основания СЕНС) в Законе «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (ч. 4 ст. 8) имелась норма о внешнем обслуживании, а именно: предприятие самостоятельно может избрать форму   ведения на договорных началах бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией или аудиторской фирмой. Однако, в отличие от бизнесменов-стартаперов, бизнесмены-старпёры, выросшие из постперестроечных кооперативов и фирм, по старинке привыкли к старым, с советских времен перепуганным теткам с гордым названием «главный бухгалтер», а не к нормальному обслуживанию.

Тот, в унаследованной современным украинским бизнесом, архаичной, старперской ментальности, главбух, не имеет ничего общего с западным понятием CFO (Chief Financial Officer — переводится как Главный финансовый директор, но правильнее было бы “Главное финансовое должностное лицо”). Потому что в отличие от традиционного в нашей ментальности наемного бухгалтера, являющегося по сути, начальником канцелярии, советником руководителя по финансовым бумажкам, и, по совместительству, решалой с налоговой, настоящий CFO — это один из высших управленцев компании, обслуживающий финансовые потоки бизнеса и ответственный за финансовое планирование и отчётность. Он определяет финансовую политику, разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению ее финансовой устойчивости. В крупных компаниях бывают еще и CAO (Chief Accounting Officer, в переводе дословно Главный бухгалтер или главное бухгалтерское должностное лицо) это тоже топ-менеджер, всегда под CFO, отвечает за методологию и организацию учета или за бухгалтерское сопровождение компании, однако в большинстве случаев CFO и CAO совмещаются, причем это традиционно “мужские” должности. Как нам хорошо известно из практики, в малых и средних украинских фирмах, эти обе должности, как правило, успешно совмещает в себе собственник, а никакой не главбух. Последнему, как правило, отводится роль производителя тонн бумаги и отчетов, понятных только самим бухгалтерам и некоторым работникам налоговой службы.

В большинстве же случаев, даже крупные современные продвинутые компании, как в Украине, так и за рубежом не пользуются услугами наемного CAO, а предпочитают обслуживание по договору с фирмой, подобной нашей, либо же таким бухгалтерским сопровождением занимается высококвалифицированный фрилансер.

О преимуществах такого внешнего или, как модно говорить, аутсорсингового бухгалтерского сопровождения и обслуживания подробнее см. Бухгалтерский аутсорсинг.

Почему такой вид обслуживания отнюдь не дороже, нежели наличие штатных специалистов, отдельно рассказывается здесь.

Мы же сейчас поговорим о том, какие задачи решает, а какие — не решает централизованное бухгалтерское обслуживание фирмы.

Бухгалтерское сопровождение на договорных началах

  • дает возможность не беспокоиться о соблюдении закона в финансовой сфере, переложив ответственность на нас
  • обеспечивает вас онлайн качественной и свежей информацией о Ваших финансовых делах
  • позволяет постоянно следить за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности с целью выполнения своих обязательств и взыскания с просрочивших должников
  • гарантирует высочайший уровень консультаций и налогового планирования и с участием одновременно нескольких специалистов
  • сокращает расходы на содержание и обслуживание штатных единиц: обеспечение рабочих мест, повышение квалификации, закупку разного рода программного обеспечения, уплату налогов с заработной платы

Имея контракт на бухгалтерское сопровождение, вы не сможете

  • попросить бухгалтера, например, передвинуть мебель, отвезти вашу машину на мойку, сварить Вам кофе или выполнить иную, несвойственную ему работу, что можно в принципе “не в службу а в дружбу” принудить сделать наемного работника
  • бесплатно возложить на бухгалтера обязанности кадровика и юриста (некоторые руководители ошибочно считают это обязанностями бухгалтера, мы — нет; мы, разумеется, делаем это, но за дополнительные деньги)  
  • получать разрядку от того, что наорете на своего бухгалтера, если вы не в духе
  • разделить опасения и страхи, которые принесет вам бухгалтер после визита в налоговую или общения с коллегами
  • покупать бухгалтеру хорошую мебель, компьютерную технику и канцтовары, тем самым получая удовольствие от интерьера своего офиса
  • оплачивать бухгалтерам отпуска, декретные, больничные, а также бесчисленные семинары, где их учат как заставить вас побольше заплатить налогов
  • получать адреналин от производственных конфликтов, когда бухгалтер отказывается что-либо подписывать или капризничает иным способом, успокаивать его путем переплаты налогов
  • показывать большой штат наемных работников, когда нужно этим козырнуть (ведь бухгалтерия — это дополнительные единицы в штате, на каждые 8 нужен еще один инвалид)
  • иметь две подписи в банке и на налоговых декларациях (у вас будет только одна подпись и вы не сможете иметь удовольствие посещать нотариуса каждый раз при смене главного бухгалтера)
  • иметь потенциального сообщника или свидетеля обвинения в случае фабрикации в отношении Вас уголовного дела

Как все это организовано в СЕНС Консалтинг

Если вы — частный предприниматель, то вы, скорее всего сами имеете свою систему административного учета и захотите просто полностью возложить на нас все формальности и общение с контролирующими органами. Вы предоставляете нам отчет о своих наличных продажах и к банковским выпискам, а мы — заполняем ваши книги и сдаем все отчеты. Это мы называем частичным сопровождением бухгалтерии. При необходимости мы регистрируем кассовые аппараты, получаем лицензии, отвечаем на официальные письма фискальных органов, сопровождаем проверки. Иногда у нас отдельно заказывают услуги финансового менеджмента, то есть мы разрабатываем системы биллинга, учета продаж, выбираем программные инструменты и сами следим за процессами. Это уже полное или комплексное бухгалтерское обслуживание предпринимателя.

Если у вас — небольшое предприятие или стартап, который еще не превратился в гигантскую индустрию, вам полезно было бы отдать нам фирму сразу на полное бухгалтерское обслуживание. Это означает, что мы с вами вместе, пользуясь облачными ресурсами, имеем одновременный доступ к управлению вашим интернет-банкингом, первичным документам в электронном виде, складским и/или производственным базам. Степень и характер нашего доступа вы можете варьировать (например, мы можем создать заявку на покупку валюты, но без права ее отправки в банк), однако вы всегда должны получать полную информацию, причем желательно в удаленном режиме и в электронном виде, затем мы обрабатываем ее и составляем все необходимые отчеты: как те, что положены по закону, так и запрошенные заказчиком. По сути мы становимся полностью вашей бухгалтерией, вашим CFO и вашим CAO, но не выполняем функции:

  • издания первичных документов на бумажных носителях (при необходимости мы создаем или проверяем лишь электронный документ)
  • общения с персоналом заказчика и его контрагентами (за немногими исключениями)
  • кассира

И это — правильно. Кем бы ни осуществлялось бухгалтерское сопровождение, будь то работник или компания, CAO не должен выписывать счета, общаться с работниками по поводу их зарплаты, считать наличные деньги и даже ходить в банк и в налоговую. Эти обязанности должны распределяться между другими структурами (менеджерами, эйч-арами, кассирами, юристами и т. д.).

Если у вас — холдинг или сеть аффилированных компаний, включающая частных предпринимателей и юридических лиц, то вы наверняка уже имеете некоторый штат бухгалтеров, причем надежных и таких, с которыми хотелось бы продолжать работать. Здесь мы можем, во-первых, осуществлять бухгалтерское сопровождение путём

  • разработки и коррекции методологии учета
  • повседневного консультирования
  • оперативного аудита
  • хранения баз данных и документов
  • сопровождения проверок

Во-вторых, мы можем сопровождать или полностью обслуживать бухгалтерию отдельных предпринимателей и юридических лиц по мере их появления в вашем холдинге, тем самым разгружая ваших специалистов.

Доверие и конфиденциальность

Почему именно мы? Потому что у нас бренд и репутация. Потому, что у нас больше опыта в обслуживании, нежели у любого отдельно взятого бухгалтера — он учится только на собственных ситуациях, а мы — на проблемах каждого нашего клиента.

Кроме того, СЕНС постоянно совершенствует систему хранения и защиту информации, предпочитая “облачные” технологии, современное легальное программное обеспечение и имеет свои собственные высокопродуктивные разработки в этой сфере, причем вам не нужно отдельно платить за их обслуживание. Подписываясь у нас на сопровождение вашей бухгалтерии, вы застрахованы от всевозможных утечек и потери информации. У вас не смогут изъять вашу базу данных, лишив вас тем самым возможности вести учет и составлять обязательную отчетность. Это невозможно физически.

Мы также предлагаем услугу надежного хранения оригиналов важных документов, обеспечивая защиту от их незаконного изъятия. В случае изъятия по решению суда, вся процедура будет происходить под строжайшим и неторопливым контролем наших адвокатов.

Сопровождение налоговых проверок

Это обязательная часть пакета любого бухгалтерского обслуживания. Сопровождение проверок подобно экзамену, сертификату качества наших услуг в области налогового учета. СЕНС несет ответственность за результаты своей работы, однако здесь нужен особый опыт в общении с проверяющими, подаче им материала и строгом соблюдении при этом всех ваших прав как налогоплательщика. В этом деле мы имеем гигантскую практику и эффективно используем симбиоз специалистов-аудиторов с юристами. Подробнее об этом написано здесь.

Сочетание бухгалтерского и юридического обслуживания

Кстати о симбиозе. Как показывает не только наша, но и международная практика, именно в сочетании специалистов двух видов — юристов и бухгалтеров состоит ключ к успешному, гарантированно безопасному ведению дел. Особенно это актуально в условиях Украины. Отсутствие постоянного, повседневного сотрудничества исполнителей с юристами в ходе оказания услуг по бухгалтерскому сопровождению нередко приводит к неоправданным перестраховкам и неоптимальным решениям — не секрет, что осуществляя обслуживание бухгалтер нередко действует по принципу “Как бы чего не вышло”. Юрист всегда нужен для того, чтобы ответить на вопросы: А какие наихудшие последствия? А что нам за это будет? А как мы в суде докажем в случае чего?

В СЕНСе каждый бухгалтер, благодаря постоянному общению с юридическим отделом в ходе сопровождения или полного обслуживания вашей компании, все время получает свежую информацию о практике конфликтных ситуаций в других компаниях. Это позволяет избегать типичных ошибок и правильно расставить приоритеты. Кроме того, в ходе общения с контролирующими органами наши специалисты-бухгалтеры не испытывают стресса, имея рядом коллегу-”конфликтолога” и его не собьют с толку предъявлением неоправданных претензий.